En este artículo explicaremos qué es un ERP, su historia y evolución, así como los diferentes tipos de ERP existentes.
¿Qué significa ERP?
En Español ERP significa “Planeacion de los recursos empresariales” en ingles ERP significa “Enterprise Resources Planning” es un software diseñado para manejar una gran cantidad de procesos de negocios y habilita el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola fuente de verdad.
Historia del ERP
El término “ERP” se acuñó a partir de la sigla “MRP” (Material Requirements Planning) «Planeacion de los requerimientos de materiales» de los años sesenta del siglo pasado.
MRP se refiere tanto a “Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)” como a “Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII)”. Es decir planificar cuanto material se necesitaria y los tiempos de maquinas y operarios de esas maquinas.
Estos sistemas fueron creados en la década de 1960 cuando las empresas de manufactura buscaban maneras de mejorar la eficiencia y los procesos de toma de decisiones de los responsables de la línea de producción.
Fue la evolución del modelo que desde 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló y que se conoció como el modelo de cantidad económica de pedido (Economic Order Quantity o EOQ, por sus siglas en inglés) un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción.
La innovacion
El fabricante de herramientas Black and Decker cambió las reglas del juego en 1964 cuando se convirtió en la primera empresa en adoptar una solución de planificación de requisitos materiales (MRP) que combinaba los conceptos de EOQ con una computadora central.
El MRP consiste en una serie de procedimientos, reglas de decisión y registros diseñados para convertir un Programa Maestro de Producción en Necesidades Netas de materias primas, materiales o insumos para cada Periodo de Planificación. El objetivo con el que se desarrolló la metodología MRP, fue sustituir los sistemas de información tradicionales de planificación y control de la producción.
Es decir, el sistema MRP está construido alrededor de la lista de materiales BOM (Bill of Material) y su validez depende de la exactitud del mismo.
Según George Plossl, uno de los padres del MRP, «el MRP calcula qué necesito, lo compara con lo que tengo y calcula qué voy a necesitar y cuándo». Este es el verdadero avance del MRP I: por primera vez la planificación de necesidades de materiales es capaz de dar respuesta al CUÁNDO.
Debido a las limitaciones de capacidad de cálculo de los ordenadores de esa época, la metodología MRP I asumía ciertas simplificaciones.
– Para realizar estos cálculos, las ordenes se planificán sobre la última fecha posible para así minimizar el stock.
– Este método de programación hacia atrás provoca que, al no disponer de tiempos de sobra, todas las actividades forman parte del camino crítico.
– Así pues, al no disponer de margen para recuperar el tiempo perdido, cualquier retraso o problema causaba inevitablemente un retraso en la entrega al cliente.
Esta limitación del sistema condujo a definir tiempos de entrega holgados para prevenir los efectos negativos de los pequeños problemas ocasionados por la falta de algún material.
La integracion de mas Conceptos
Una vez asumidos los conceptos propuestos por la metodología MRP I, resulta evidente que no es sólo necesario calcular los lanzamientos con una antelación más o menos holgada. También es necesario calcular si se dispone de suficiente capacidad para realizar la tarea planificada.
La idea básica es cerrar el ciclo de planificación con una comparación entre la carga de trabajo propuesta para un periodo y la capacidad productiva de los recursos involucrados en los procesos, de modo que el nuevo sistema recibió el nombre de «MRP a ciclo cerrado».
Gracias a la introducción de los cálculos de las cargas de trabajo por máquina o por centro de trabajo, fue posible prever con suficiente antelación conflictos de exceso de trabajo, de modo que la planificación pasó a ser una labor proactiva, consistente en alisar los excesos de carga de trabajo, adelantando para ello la cantidad mínima de pedidos necesaria. El ciclo cerrado supuso un gran paso adelante en el proceso de planificación de necesidades de materiales y de recursos.
Tras integrar compras con fabricación, el siguiente paso fue integrar la información financiera. La gestión de materiales tiene una vertiente puramente logística, es decir, la simple necesidad de disponer del material suficiente en el momento apropiado para realizar una tarea. Este mismo material, sin embargo, supone un nuevo activo en el balance de la empresa y una deuda pendiente con el proveedor.
Tirando del mismo hilo lógico de razonamiento, el resultado de la planificación del taller se convierte en el trabajo realizado por los operarios y los recursos productivos, por lo que las horas de trabajo empleadas en la transformación de las piezas suponen un coste que puede ser directamente imputado al material en curso.
¿Qué es un ERP?
La creciente importancia del plazo de entrega tuvo implicaciones más allá del departamento de producción. La departamentalización de las organizaciones supuso uno de los mayores obstáculos para lograr el servicio y los tiempos de respuesta reclamados por los clientes. Un sistema de información común a los diferentes departamentos de la empresa se convirtió en un requisito indispensable para dar respuestas coordinadas.
A diferencia de la evolución de conceptos tratados hasta el momento, el salto del concepto de MRP II al concepto de ERP no es una mera ampliación de las áreas departamentales cubiertas.
Se trata de establecer un sistema de información que funcione como columna vertebral de las decisiones tomadas en la empresa. Una de las principales claves para entender la expansión de los sistemas integrados es la difusión de la culturade Planeacion de recursos o RP (Resource Planning) en la empresa, es decir, la cultura de trabajo en base a una planificación de las necesidades de recursos previa y un control de la evolución del consumo de recursos.
A medida que la tecnología informática evolucionaba en las décadas de 1970 y 1980, se desarrollaron conceptos similares a los de MRP II para administrar las actividades comerciales más allá de la fabricación. Se incorporaron datos sobre la actividad financiera, la administración de las relaciones con los clientes y los recursos humanos.
Conforme el MRP II fue evolucionando, surgio la necesidad de ir conectando a las demas areas operativas de la empresa como por ejemplo; al area de ventas para poder anticipar los pedidos que la empresa vendia y al area de compras para anticipar las ordenes de compra que se necesitaban hacer de acuerdo al calculo de la demanda de los materiales.
Con el tiempo esta evolucion no se ha detenido y en la actualidad existen ERP muy especializados no solo para el calculo de materiales y recursos de empresa de manufactura, sino para controlar las operaciones de otro tipo de industrias.
Un sistema ERP esta compuesto por modulos integrados o aplicaciones de negocio que se comunican y comparten una sola base de datos. Cada uno de estos modulos controla areas o procesos de la empresa por ejemplo: Compras, inventario, cuentas por pagar, ventas, cuentas por cobrar, contabilidad, cadena de distribucion.
En la década de 1990, The Gartner Group y otras empresas buscaron aplicar los sistemas MRP a otros tipos de negocios y quisieron expandir las capacidades a otras áreas dentro de una organización y, así, surgió el término ERP tal como lo conocemos en la actualidad.
La Evolución del ERP
Así pues, la filosofía de base de los ERPs es la de ser el soporte de gestión de la empresa en su conjunto y no simplemente la extensión del modelo de gestión de la producción a otros departamentos.
La mejor prueba de esto es que las aplicaciones ERP ya no sólo están destinadas a compañías en las que la fabricación es el punto fuerte, sino que han sido implantadas en todo tipo de empresas.
En los primeros días de su existencia, el ERP se enfocó en organizar datos y optimizar procesos relacionados con las áreas de gestión administrativa, como:
- Administración de inventario
- Compras
- Ventas
- Contabilidad
- Manufactura
- Cuentas por pagar
- Cuentas por cobrar
- Tesoreria
Más adelante, con la introducción y el uso generalizado de Internet, el ERP se expandió para incluir otras áreas de una empresa, como:
- CRM: Administracion de la relación con el cliente (customer relationship Magnament,)
- SRM: Administración de la Relación con los Proveedores (Supplier Relationship Management),
- SCM: Administración de la Cadena de Suministro (Supply Chain Management,)
- HCM: Administración del Capital Humano (Human Capital Management)
- EAM: Gestión de Activos de la Empresa (Enterprise Asset Management)
- Gestión Documental
- Administración de proyectos PMP
- FSM: Administracion de Servicios en Campo (Field Services Magnament)
Hoy en día, los sistemas ERP se integran en todas las áreas y funciones dentro de una organización, con su principal propósito en ayudar a los líderes y gerentes a comprender mejor todas las piezas móviles de sus operaciones, identificar oportunidades y tomar decisiones más informadas.
Tipos de ERP
El uso de la palabra “empresarial” como parte del término implica que los sistemas ERP son utilizados por empresas de todos los tamaños, tanto grandes como pequeñas, distintos giros de negocios y distintas necesidades y presupuestos por lo que la clasificación de los ERPS a partir de estas variables son las siguientes.
Por su tamaño
Existen sistemas ERP que no pueden instalarse en micro o pequeñas empresas por el precio que da por usuario y por la cantidad de recursos informáticos que necesita para instalarse.
Así como los equipos que requiere se formen dentro de la empresa para que se inicie el proceso de implementación.
Existen para: grandes medianas y pequeñas empresas.
Por su área de influencia
Existen ERPs que actúan solo en el país de la empresa, otras marcas de ERPs que actúan en la región y sistemas que actúan a nivel global.
De acuerdo a las necesidades de cada empresa y de sus planes futuros es importante considerar si la empresa piensa expandir sus operaciones.
Operan : A nivel Nacional, regional o global
ERP Horizontal y ERP vertical
La horizontalidad de un ERP es el número de módulos que ofrecen para optimizar las operaciones de una empresa de manera general.
Un ERP vertical o con profundidad es un sistema especializado con gran cobertura en procesos de la industria o vertical donde ataca. De manera que ofrecen a la empresa herramientas que le permiten cumplir con toda su operación y a veces ofrecen mejores procesos.
Muchos ERP ofrencen una gran cantidad de modulos pero que no cumplen todos los requisitos de cada area y esto causa muchos conflictos cuando se implementan pues cantidad no implica verticalidad. Pero se les llama horizontales por el gran numero de modulos que tienen.
Pre configurado o personalizado
Los ERPs pre-configurados son ERP´s Horizontales que ofrecen una configuración comúnmente tomada de un cliente que está en ese sector, industria o mercado. Por ejemplo para la industria hotelera y de esa manera ofrecerlo como una vertical e implementarlo de manera rápida.
Pros: Rapidos de implementar lo que reduce su costo.
Contras: Adaptacion de los procesos de la empresa al modelo configurado.
Implementación del ERP personalizada: En estos la implementación se hace se hace a la medida de las necesidades de la empresa de manera que las funciones del ERP queden implementadas lo más cerca posible de la necesidad de la empresa.
Por la forma en donde se instala
Las instalaciones pueden ser On Premise que es la manera tradicional donde se instala en servidores de la empresa para tener acceso físico a la información y control directo de la configuración, manejo y seguridad de esos datos.
El software on-premise no depende directamente de una conexión de internet por lo que al haber una falla en los enlaces la empresa podrá seguir operando con su red interna.
On Cloud o en La nube es una instalación que se hace en servidores de grandes proveedores de tecnología como Microsoft azure, Oracle cloud, amazon, Google etc.
En este tipo se contratan por: uso (megas consumidos en la transmisión, por capacidades contratados (servidores, microprocesadores, sistema operativo, discos duros.)
Por la forma cómo se venden las licencias
Vender las licencias de un ERP es un punto importante existen ventajas y desventajas, antes existían licencias que se vendían por maquina instalada.
Otro tipo de licencia es la concurrente se controla el número de conexiones al mismo tiempo en el servidor. Se pueden instalar en muchas máquinas y solo acceder al mismo tiempo el número de licencias compradas. Por ejemplo si se compraron 20 licencias concurrentes se pueden dar de alta 40 usuarios pero el sistema va a controlar que máximo se puedan tener 20 usuarios trabajando al mismo tiempo.
Usuarios Nombrados controla que solo se puedan dar de alta el número de usuarios que tienen la licencia. Si se compraron 20 licencias solo se pueden dar de alta 20 usuarios, estos usuarios pueden accesar desde muchas máquinas, pero el sistema controla que solo se accedan los 20 usuarios que están dados de alta independientemente desde donde se conecten.
Existen licencias ligeras o limitadas que son licencias que están limitadas dentro de la funcionalidad del ERP.
Por ejemplo que solo puedan hacer órdenes de compra, que solo puedan autorizar, son buenas opciones cuando se ocupan para procesos técnicos bien definidos por el fabricante y la empresa por ejemplo hacer ordenes de trabajo o de producción.
Cuando se utilizan para ahorrar costos por ejemplo darle al contador una licencia limitada se ocasiona el problema de que cuando se quiere analizar un movimiento contable y se quiera revisar su origen el sistema lo límite para poder ver esa información.
Ultimamente se venden licencias como servicio o SAAS que significa software como servicio (SaaS) es un modelo de entrega de software basado en la nube en el que el proveedor de la nube desarrolla y mantiene el software de las aplicaciones en la nube, proporciona actualizaciones automáticas del mismo y lo pone a disposición de sus clientes a través de Internet con un sistema de pago
El valor empresarial de la ERP
Es imposible ignorar la influencia de la ERP en el mundo empresarial actual. A medida que los datos y los procesos empresariales se recopilan en los sistemas de ERP, las empresas pueden alinear departamentos independientes y mejorar los flujos de trabajo, lo que supone un ahorro neto considerable. Esto aporta ventajas empresariales específicas:
Ventajas de un ERP
- Mejor visión del negocio a partir de la información en tiempo real generada por los informes.
- Costos operacionales más bajos a través de procesos empresariales optimizados y mejores prácticas
- Aumento de la colaboración por los usuarios que comparten datos en contratos, solicitudes y órdenes de compra
- Aumento de la eficacia a través de una experiencia de usuario común en muchas funciones empresariales y procesos empresariales bien definidos
- Infraestructura homogénea, desde la administración interna hasta la directiva; todas las actividades empresariales tienen el mismo aspecto
- Índices más altos de adopción por parte de los usuarios debido a una experiencia de usuario y un diseño comunes
- Menor riesgo a través de una mayor integridad de los datos y controles financieros
- Menos costos de explotación y gestión a través de sistemas uniformes e integrados