¿Qué es un ERP?

ERP son las siglas de “Enterprise Resource Planning” o en Español  “Planificacion de Recursos Empresariales”

Es un software diseñado para manejar una gran cantidad de procesos de negocios y habilita el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola fuente de de información confiable..

Es un software que ayuda a las organizaciones a gestionar sus actividades diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro. Un ERP integra varios procesos empresariales y facilita el flujo de datos entre ellos.

El término “ERP” se acuñó a partir de la sigla “MRP” (Material Requests Planning) «Planeación de los requerimientos de materiales» de los años sesenta del siglo pasado.

MRP se refiere tanto a “Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)” como a “Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII)”. Es decir planificar cuanto material se necesitaria y los tiempos de maquinas y operarios de esas maquinas.

Estos sistemas fueron creados en la década de 1960 cuando las empresas de fabricación buscaban maneras de mejorar la eficiencia y los procesos de toma de decisiones de los responsables de la línea de producción.

Fue la evolución del modelo que desde 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló y que se conoció como el modelo de cantidad económica de pedido (Economic Order Which o EOQ, por sus siglas en inglés) un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción.

El fabricante de herramientas Black and Decker cambió las reglas del juego en 1964 cuando se convirtió en la primera empresa en adoptar una solución de planificación de requisitos materiales (MRP) que combinaba los conceptos de EOQ con una computadora central.

El MRP consiste en una serie de procedimientos, reglas de decisión y registros diseñados para convertir un Programa Maestro de Producción en Necesidades Netas de materias primas, materiales o insumos para cada Periodo de Planificación. El objetivo con el que se desarrolló la metodología MRP, fue sustituir los sistemas de información tradicionales de planificación y control de la producción.

Es decir, el sistema MRP está construido alrededor de la lista de materiales BOM (Bill of Material) y su validez depende de la exactitud del mismo.

Según George Plossl, uno de los padres del MRP, «el MRP calcula qué necesito, lo compara con lo que tengo y calcula qué voy a necesitar y cuándo». Este es el verdadero avance del MRP I: por primera vez la planificación de necesidades de materiales es capaz de dar respuesta al CUÁNDO.

Debido a las limitaciones de capacidad de cálculo de los ordenadores de esa época, la metodología MRP I asumía ciertas simplificaciones.

– Para realizar estos cálculos, las ordenes se planificán sobre la última fecha posible para así minimizar el stock.

– Este método de programación hacia atrás provoca que, al no disponer de tiempos de sobra, todas las actividades forman parte del camino crítico.

– Así pues, al no disponer de margen para recuperar el tiempo perdido, cualquier retraso o problema causaba inevitablemente un retraso en la entrega al cliente.

Esta limitación del sistema condujo a definir tiempos de entrega holgados para prevenir los efectos negativos de los pequeños problemas ocasionados por la falta de algún material.

Una vez asumidos los conceptos propuestos por la metodología MRP I, resulta evidente que no es sólo necesario calcular los lanzamientos con una antelación más o menos holgada. También es necesario calcular si se dispone de suficiente capacidad para realizar la tarea planificada.

La idea básica es cerrar el ciclo de planificación con una comparación entre la carga de trabajo propuesta para un periodo y la capacidad productiva de los recursos involucrados en los procesos, de modo que el nuevo sistema recibió el nombre de «MRP a ciclo cerrado».

Gracias a la introducción de los cálculos de las cargas de trabajo por máquina o por centro de trabajo, fue posible prever con suficiente antelación conflictos de exceso de trabajo, de modo que la planificación pasó a ser una labor proactiva, consistente en alisar los excesos de carga de trabajo, adelantando para ello la cantidad mínima de pedidos necesaria. El ciclo cerrado supuso un gran paso adelante en el proceso de planificación de necesidades de materiales y de recursos.

Tras integrar compras con fabricación, el siguiente paso fue integrar la información financiera. La gestión de materiales tiene una vertiente puramente logística, es decir, la simple necesidad de disponer del material suficiente en el momento apropiado para realizar una tarea. Este mismo material, sin embargo, supone un nuevo activo en el balance de la empresa y una deuda pendiente con el proveedor.

Tirando del mismo hilo lógico de razonamiento, el resultado de la planificación del taller se convierte en el trabajo realizado por los operarios y los recursos productivos, por lo que las horas de trabajo empleadas en la transformación de las piezas suponen un coste que puede ser directamente imputado al material en curso.

1- Por su tamaño: Existen sistemas ERP que no pueden instalarse en micro o pequeñas empresas por el precio que da por usuario y por la cantidad de recursos informáticos que necesita para instalarse. Así como los equipos que requiere se formen dentro de la empresa para que se inicie el proceso de implementación.

Existen para: grandes medianas y pequeñas empresas.

2- Por su area de influencia: Existen ERPs que actúan solo en el país de la empresa, otras marcas de ERPs que actúan en la región y sistemas que actúan a nivel global. De acuerdo a las necesidades de cada empresa y de sus planes futuros es importante considerar si la empresa piensa expandir sus operaciones.

Operar:  a nivel nacional, regional o global

3- ERP Horizontal o vertical: La horizontalidad de un ERP es el número de módulos que ofrecen para optimizar las operaciones de una empresa de manera general.

Un ERP vertical o con profundidad son aquellos que se especializan en un sector o una actividad específica. Es un sistema especializado con gran cobertura en procesos de la industria o vertical donde ataca. De manera que ofrecen a la empresa herramientas que le permiten cumplir con toda su operación y a veces ofrecen mejores procesos.

Un ERP Horizontal son aquellos que se adaptan a cualquier tipo de empresa o industria. Muchos ERP ofrencen una gran cantidad de modulos pero que no cumplen todos los requisitos de cada area y esto causa muchos conflictos cuando se implementan pues cantidad no implica verticalidad. Pero se les llama horizontales por el gran numero de modulos que tienen.

4- Preconfigurado o personalizado:

Los ERPs pre-configurados son ERP´s que ofrecen una configuración comúnmente tomada de un cliente que está en ese sector, industria o mercado. Por ejemplo para la industria hotelera y de esa manera ofrecerlo como una vertical e implementarlo de manera rápida.

Pros: Rapidos de implementar lo que reduce su costo.

Contras: Adaptacion de los procesos de la empresa al modelo configurado.

Implementación del ERP personalizada: En estos la implementación se hace a la medida de las necesidades de la empresa de manera que las funciones del ERP queden implementadas lo más cerca posible de la necesidad de la empresa.

5- Por la forma donde se instala: Las instalaciones pueden ser

5.1-  On Premise que es la manera tradicional donde se instala en servidores de la empresa para tener acceso físico a la información y control directo de la configuración, manejo y seguridad de esos datos.

El software on-premise no depende directamente de una conexión de internet por lo que al haber una falla en los enlaces la empresa podrá seguir operando con su red interna.

5.2- On Cloud o en La nube es una instalación que se hace en servidores de grandes proveedores de tecnología como Microsoft azure, Oracle cloud, amazon, Google etc.

En este tipo se contratan de acuerdo a los servidores  e infraestructura requerida para la instalacion, su uso depende de tener conexiones a internet y la disponibilidad del proveedor de nube.

5.3- Hybrido: Para empresas que quieren una mezcla de ambos para cumplir con las necesidades de su negocio, está el modelo de ERP en la nube híbrido.  En este, algunas de sus aplicaciones y datos de ERP estarán en la nube y otros on-premise. A veces esto se conoce como “ERP de dos niveles”.

6- Por la forma en como se venden las licencias.

Por compras perpetuas de licencias que a su vez pueden ser por usuario nombrado o concurrente.

6.1- Licencia concurrente se controla el número de conexiones al mismo tiempo en el servidor. Se pueden instalar en muchas máquinas y solo acceder al mismo tiempo el número de licencias compradas. Por ejemplo si se compraron 20 licencias concurrentes se pueden dar de alta 40 usuarios pero el sistema va a controlar que máximo se puedan tener 20 usuarios trabajando al mismo tiempo.

6.2- Licencia Nombrada: controla que solo se puedan dar de alta el número de usuarios que tienen la licencia. Si se compraron 20 licencias solo se pueden dar de alta 20 usuarios, estos usuarios pueden accesar desde muchas máquinas, pero el sistema controla que solo se accedan los 20 usuarios que están dados de alta independientemente desde donde se conecten.

6.3- Existen licencias Full o   ligeras / limitadas que son licencias que están limitadas dentro de la funcionalidad del ERP.

Por ejemplo que solo puedan hacer órdenes de compra, que solo puedan autorizar, son buenas opciones cuando se ocupan para procesos técnicos bien definidos por el fabricante y la empresa por ejemplo hacer ordenes de trabajo o de producción.

6.4- licencias como servicio o SAAS que significa  software como servicio (SaaS) es un modelo de entrega de software basado en la nube en el que el proveedor de la nube desarrolla y mantiene el software de las aplicaciones en la nube, proporciona actualizaciones automáticas del mismo y lo pone a disposición de sus clientes a través de Internet con un sistema de renta.

• CRM: Administracion de la relación con el cliente (customer relationship Magnament,)
• SRM: Administración de la Relación con los Proveedores (Supplier Relationship Management),
• SCM: Administración de la Cadena de Suministro (Supply Chain Management,)
• HCM: Administración del Capital Humano (Human Capital Management)
• EAM: Gestión de Activos de la Empresa (Enterprise Asset Management)
• Gestión Documental
• Administración de proyectos PMP
• FSM: Administracion de Servicios en Campo (Field Services Magnament)
• Finanzas: Control de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesoreria, Caja, Contabilidad, presupuestos.
• Distribucion: Compras, ventas, inventarios.
• Cadena de suministro: Gestion de embarques, abastecimiento, distribucion, tareas de almacen. Gestion de entregas.

El valor empresarial de un ERP dentro de la empresa es:

* Mejor visión del negocio a partir de la información en tiempo real generada desde una unica fuente de datos.

* Menor riesgo a través de una mayor integridad de los datos y controles financieros.

* Las empresas pueden alinear departamentos independientes y mejorar los flujos de trabajo con costos operacionales más bajos a través de procesos empresariales optimizados y mejores prácticas.

* Aumento de la colaboración por los usuarios que comparten datos en toda la cadena de valor de la empresa.

* Infraestructura homogénea, desde la administración interna hasta la directiva; todas las actividades empresariales tienen el mismo aspecto con Índices más altos de adopción por parte de los usuarios debido a una experiencia de usuario y un proceso integrado.

* Mejora de la toma de decisiones: un ERP ofrece una visión global y detallada del estado y el rendimiento de la empresa, facilitando el análisis y la generación de informes. Un ERP también permite anticipar y responder a los cambios del mercado y de la demanda, aumentando la competitividad y la innovación.

* Iniciar la transformacion digital y el tener acceso a herramientas de IA y machine learning.