Introducción:
En la industria de la construcción, una gestión inadecuada de la documentación puede generar múltiples problemas que afectan la eficiencia y rentabilidad de los proyectos. Desde el expediente del proveedor, las órdenes de cambio, certificaciones hasta licencias y aprobaciones, el manejo descuidado de los documentos puede tener consecuencias costosas y riesgos legales. En este artículo, exploraremos los desafíos que surgen de una gestión inadecuada de la documentación de construcción y los beneficios de implementar un sistema ERP con una herramienta de gestión documental integrada para abordar este problema.
Problemática: Desafíos de una gestión inadecuada de la documentación de construcción
La mala gestión de la documentación en la construcción puede manifestarse de diversas formas, desde guardar documentos en el salpicadero de camionetas hasta la duplicidad de información y problemas legales. A continuación, examinaremos los desafíos asociados con una gestión deficiente:
Descontrol de la información:
Duplicidad de documentos almacenados, lo que dificulta el seguimiento y la organización de la información. Por ejemplo, el expediente del proveedor puede estar en un departamento, los documentos del subcontrato en otro, el alcance de los trabajos contratados en otra área, los pagos, retenciones y fianzas en otra área, lo que dificulta el acceso a la información completa cuando se necesita realizar un pago o una modificación.
Pérdida de tiempo:
La búsqueda de documentos específicos puede llevar mucho tiempo y afectar la productividad. Dificultades para compartir información con otros departamentos, clientes o proveedores, lo que resulta en un servicio deficiente y una mala imagen de la empresa.
Riesgos legales:
Temas como el Repse, Siroc, los cumplimientos de pagos del subcontratista al IMSS, las licencias de construcción y las fianzas pueden llevar a problemas legales, sanciones y pérdidas de dinero para la compañía.
Impacto: Consecuencias de una gestión inadecuada de la documentación de construcción
La falta de una gestión eficiente de la documentación en el ámbito de la construcción tiene repercusiones significativas que afectan tanto a las organizaciones como a los proyectos en sí. Algunos de los impactos más destacados incluyen:
Pérdida financiera:
Por ejemplo, un contratista que no paga sus cuotas patronales, que se va sin que se recupere el monto total del anticipo o que tiene una fianza vencida. Estos problemas no son solo de control operativo, sino de información que está contenida en documentos y que deberían generar alertas durante la vida de la obra.
Ineficiencia operativa:
La búsqueda prolongada de documentos ralentiza las operaciones y afecta la eficiencia en la ejecución de los proyectos. Por ejemplo, si los planos se actualizan y no se informa a las demás ingenierías o al contratista, se generan trabajos innecesarios. Repercuten en tener que hacer el trabajo.
Problemas de comunicación:
La falta de una gestión adecuada dificulta compartir información con otros departamentos, clientes y proveedores, lo que genera un servicio deficiente y una imagen negativa de la empresa.
Gastos innecesarios:
El mal manejo de la documentación resulta en un mayor consumo de papel, tinta e impresoras, lo que se traduce en un gasto excesivo de recursos financieros.
Beneficios de implementar un sistema ERP para la gestión de documentos de construcción
Para superar los desafíos y minimizar los impactos negativos de una gestión inadecuada de la documentación de construcción, se recomienda implementar un sistema ERP especializado. Algunos de los beneficios que se obtienen con esta estrategia incluyen:
Acceso rápido y actualización de información:
Los trabajadores de obra pueden recibir rápidamente información crítica que les afecta, lo que ahorra tiempo y evita trabajar con información obsoleta.
Mayor eficiencia en los proyectos:
El fácil acceso a la información acelera el avance de los proyectos y permite una actualización más eficiente de las órdenes de trabajo.
Reducción de costos adicionales:
La agilización del proceso de gestión de documentos evita la mayoría de los sobrecostes asociados con una gestión inadecuada.
Centralización de la documentación:
Contar con un sistema de documentación centralizado proporciona a todas las partes interesadas un único punto de referencia, mejorando la colaboración y la coordinación.
Cumplimiento normativo:
En proyectos gubernamentales, la gestión adecuada de la documentación es fundamental debido a las numerosas regulaciones impuestas por el SAT, el IMSS y los gobiernos locales.
Establecimiento de flujos de trabajo estandarizados:
La persona encargada de la gestión de documentos puede establecer flujos de trabajo estandarizados que describan las mejores prácticas de la empresa, optimizando así los procesos internos.
Conclusión:
La gestión adecuada de la documentación de construcción es fundamental para evitar problemas, reducir costos y mejorar la eficiencia en los proyectos. Implementar un sistema ERP especializado que tenga un gestor documental integrado puede ayudar a superar los desafíos asociados con la gestión inadecuada, garantizando un acceso rápido a la información, reduciendo los costos y mejorando la colaboración entre las partes interesadas.