¿Te has preguntado, ¿cuántas licencias necesita tu ERP?
Muchas organizaciones cometen dos errores comunes: comprar más licencias de las necesarias, incrementando sus costos operativos, o adquirir menos de las que realmente requieren, generando cuellos de botella, retrasos y una mala experiencia para los usuarios.
La buena noticia es que calcular la cantidad adecuada de licencias no es complicado si se consideran algunos factores clave. En este artículo te explicamos cómo determinar cuántas licencias ERP necesita tu empresa y qué aspectos debes evaluar para evitar gastos innecesarios.
Referencia externa: IFS (sitio oficial)
Contenido
¿Qué es una licencia de ERP?
Una licencia de ERP es el permiso que permite a un usuario acceder al sistema para realizar determinadas funciones. Dependiendo del proveedor y del modelo de licenciamiento, las licencias pueden asignarse de diferentes maneras.
- Licencias por usuario nominal.
- Licencias concurrentes.
- Licencias por módulo.
- Licencias por tipo de usuario.
- Licencias de consulta o acceso limitado.
Comprender el modelo de licenciamiento ERP de tu proveedor es el primer paso para evitar pagar por usuarios o funcionalidades que realmente no necesitas.
¿Cómo saber cuántas licencias necesita tu ERP?
No existe una cantidad universal de licencias que funcione para todas las organizaciones. El número correcto dependerá del tamaño de la empresa, los procesos que se administrarán dentro del ERP y la forma en que trabajan los colaboradores.
1. Identifica quién realmente utilizará el ERP
Uno de los errores más frecuentes al calcular las licencias de un ERP es asumir que todos los empleados necesitan acceso al sistema.
En realidad, solamente deberían considerarse los colaboradores que necesitan consultar, capturar, modificar, aprobar o administrar información dentro del ERP.
Antes de comprar licencias, responde preguntas como:
- ¿Quién captura información diariamente?
- ¿Quién consulta reportes o indicadores?
- ¿Quién autoriza compras, pagos o movimientos?
- ¿Quién necesita acceso a información financiera?
- ¿Quién únicamente recibe reportes por correo o dashboards?
Por ejemplo, una empresa con 120 empleados podría requerir licencias únicamente para usuarios de Dirección, Finanzas, Contabilidad, Compras, Ventas, Almacén, Producción y Recursos Humanos.
El personal operativo que no captura ni consulta información directamente en el sistema posiblemente no necesite una licencia individual.
2. Analiza cuántos usuarios trabajan al mismo tiempo
Si tu ERP funciona bajo un modelo de licencias concurrentes, no necesariamente tienes que comprar una licencia para cada colaborador que utiliza el sistema.
Las licencias concurrentes permiten que diferentes usuarios compartan un número determinado de accesos, siempre que no ingresen todos al mismo tiempo.
Por ejemplo, si 40 personas utilizan el ERP durante el día, pero únicamente 18 se conectan simultáneamente, podría ser suficiente contar con aproximadamente 20 licencias concurrentes.
Analizar los horarios y patrones reales de uso puede representar un ahorro considerable en el costo total del ERP.
3. Define qué áreas utilizarán el ERP
Cada departamento utiliza el ERP de manera diferente. Por eso es importante identificar qué áreas formarán parte de la implementación.
Entre las áreas que normalmente utilizan un ERP se encuentran:
- Finanzas.
- Contabilidad.
- Compras.
- Ventas.
- Inventarios.
- Almacenes.
- Producción.
- CRM.
- Recursos Humanos.
- Servicio al cliente.
No todas las áreas tienen que comenzar a utilizar el sistema al mismo tiempo. Muchas empresas realizan una implementación ERP por etapas, incorporando nuevos departamentos y usuarios conforme avanza el proyecto.
4. Considera el crecimiento de la empresa
Calcular únicamente las licencias que necesitas hoy puede ser insuficiente si tu organización se encuentra en crecimiento.
Antes de definir la cantidad de licencias, analiza si durante los próximos meses tu empresa planea:
- Abrir nuevas sucursales.
- Contratar más personal.
- Expandirse a nuevas ciudades o países.
- Agregar nuevas líneas de negocio.
- Incorporar nuevos departamentos al ERP.
- Automatizar nuevos procesos.
Lo recomendable es contemplar un margen razonable de crecimiento y elegir un ERP escalable que permita agregar usuarios conforme evoluciona la operación.
5. Identifica los diferentes tipos de usuarios
No todos los usuarios del ERP necesitan el mismo nivel de acceso. Diferenciar entre tipos de usuario puede ayudarte a reducir costos y mejorar la seguridad del sistema.
Usuarios administradores
Son responsables de la configuración del sistema, administración de permisos, catálogos, parámetros y procesos críticos. Normalmente son pocos usuarios y cuentan con un nivel de acceso elevado.
Usuarios operativos
Son los colaboradores que capturan información, registran movimientos y realizan transacciones diariamente. Generalmente representan la mayor cantidad de usuarios del ERP.
Usuarios de consulta
Estos usuarios únicamente necesitan consultar indicadores, reportes, dashboards o información del negocio. Dependiendo del proveedor, este tipo de licencia puede tener un costo menor.
Ejemplo práctico para calcular las licencias que necesita tu ERP
Imaginemos una empresa comercial con 85 empleados. Después de analizar sus procesos, identifica que los usuarios potenciales del ERP se distribuyen de la siguiente forma:
| Área | Número de usuarios |
|---|---|
| Dirección | 3 |
| Finanzas | 5 |
| Compras | 4 |
| Ventas | 12 |
| Inventarios | 8 |
| Producción | 10 |
| Recursos Humanos | 2 |
| Gerencias | 6 |
En total existen 50 usuarios potenciales. Sin embargo, al analizar la operación se detecta que únicamente 28 personas utilizan el sistema simultáneamente.
Si el ERP trabaja bajo un modelo de licencias concurrentes, la empresa podría comenzar con aproximadamente 30 o 32 licencias, dejando un pequeño margen para crecimiento y picos de operación.
Esta estrategia puede representar un ahorro considerable frente a la compra de 50 licencias individuales.
Señales de que compraste pocas licencias para tu ERP
Cuando la cantidad de licencias contratadas es insuficiente, la operación puede comenzar a presentar problemas.
- Usuarios que no pueden ingresar al sistema.
- Procesos detenidos por falta de acceso.
- Colaboradores compartiendo cuentas.
- Retrasos en la captura de información.
- Pérdida de productividad.
- Problemas de trazabilidad.
- Riesgos de seguridad.
Compartir usuarios para compensar la falta de licencias tampoco es recomendable, ya que dificulta identificar quién realizó una operación y puede generar problemas durante auditorías internas o externas.
Señales de que compraste demasiadas licencias
El problema contrario también es común. Algunas empresas adquieren licencias adicionales pensando en un crecimiento futuro que nunca llega a materializarse.
Algunas señales de sobredimensionamiento son:
- Licencias que nunca se utilizan.
- Usuarios inactivos durante varios meses.
- Pagos de mantenimiento innecesarios.
- Costos elevados de renovación.
- Usuarios asignados a personas que ya no trabajan en la empresa.
Realizar revisiones periódicas del uso real de las licencias permite optimizar el costo del ERP y detectar oportunidades de ahorro.
¿Qué información necesitas antes de solicitar una cotización de ERP?
Antes de contactar a un proveedor de ERP es recomendable recopilar información básica sobre tu organización y la forma en que esperas utilizar el sistema.
- Número total de empleados.
- Número estimado de usuarios del ERP.
- Áreas que utilizarán la plataforma.
- Procesos que deseas administrar.
- Número de sucursales.
- Horarios de operación.
- Cantidad estimada de usuarios simultáneos.
- Módulos que deseas implementar.
- Expectativa de crecimiento de la empresa.
Mientras más precisa sea esta información, más acertada será la recomendación de licenciamiento y la cotización del proveedor.
La importancia de elegir un ERP escalable
Uno de los factores más importantes al seleccionar un sistema de gestión empresarial es verificar que su esquema de licenciamiento pueda crecer junto con la organización.
Un ERP escalable permite:
- Agregar nuevos usuarios cuando sea necesario.
- Incorporar nuevos módulos.
- Expandir la operación a nuevas sucursales.
- Adaptarse a nuevos procesos.
- Optimizar la inversión tecnológica.
- Mantener un mayor control sobre los costos.
En lugar de realizar una inversión excesiva desde el inicio, la empresa puede incrementar su capacidad de forma gradual y pagar únicamente por los recursos que realmente utiliza.
Errores frecuentes al calcular las licencias de un ERP
Para terminar de definir tu estrategia de licenciamiento, evita algunos de los errores más comunes:
- Comprar una licencia para cada empleado sin analizar quién utilizará realmente el ERP.
- No considerar la posibilidad de utilizar licencias concurrentes.
- No diferenciar entre usuarios operativos, administradores y usuarios de consulta.
- Ignorar el crecimiento esperado de la empresa.
- No analizar los horarios de uso del sistema.
- Elegir un proveedor con un esquema de licenciamiento poco flexible.
- No revisar periódicamente las licencias contratadas.
Evitar estos errores puede generar ahorros importantes durante toda la vida útil del ERP.
Preguntas frecuentes sobre licencias ERP
¿Cuántas licencias necesita una empresa para un ERP?
Depende del número de usuarios que realmente utilizarán el sistema, las conexiones simultáneas, las áreas involucradas, el tipo de licencia contratado y el crecimiento esperado de la organización.
¿Qué son las licencias concurrentes en un ERP?
Son licencias que pueden ser utilizadas por diferentes personas, pero únicamente hasta alcanzar un número determinado de usuarios conectados simultáneamente. Este modelo puede ayudar a reducir costos cuando los colaboradores utilizan el ERP en distintos horarios.
¿Es necesario comprar una licencia ERP para cada empleado?
No necesariamente. Solo deberían contemplarse los colaboradores que necesitan ingresar directamente al ERP para consultar, capturar, aprobar o administrar información.
¿Se pueden ampliar las licencias de un ERP en el futuro?
Sí. Un ERP escalable debe permitir agregar usuarios, módulos y capacidades conforme crece la organización. Es importante validar las condiciones de ampliación con el proveedor antes de contratar.
Conclusión: calcula tus licencias que necesita tu ERP con base en el uso real
Determinar cuántas licencias necesita un ERP va mucho más allá de contar empleados. La decisión debe basarse en el número de usuarios reales, la forma en que trabajan, los procesos que ejecutan, la cantidad de conexiones simultáneas y el crecimiento esperado de la organización.
Un análisis adecuado permite optimizar la inversión, mejorar la productividad y garantizar que cada colaborador tenga acceso al sistema cuando lo necesite, sin incurrir en gastos innecesarios.
En Veyron ayudamos a las empresas a evaluar sus procesos y definir un esquema de licenciamiento adecuado para sus necesidades, buscando que la implementación del ERP sea eficiente, escalable y rentable desde el inicio.
